Billeder og GDPR - sådan er reglerne for fotos på internettet

Må du lægge billeder af ansatte på hjemmesiden? Og hvad med billeder af kunder og lignende? Gør det nogen forskel, om det er på hjemmeside eller på de sociale medier? Hvad er portræt- og hvad er situationsbillede? Læs mere herunder for at få styr på reglerne om billeder og GDPR

Hvornår må du lægge billeder på internettet?

Du må i udgangspunktet offentligøre billeder på hjemmesider, sociale medier og internettet, i tre situationer:

1. Offentliggørelse af billeder med samtykke
2. Offentliggørelse af billeder uden samtykke
3. Offentliggørelse af billeder med kontrakt

Hvis det er muligt, anbefales det altid, at du indhenter samtykke eller indgår kontrakt. Samtykke er i mange situationer mindre formelt end en kontrakt, men samtykke har sine ulemper, da det skal være givet oplyst og frivilligt, det skal kunne dokumenteres og det til enhver tid kan trækkes tilbage.

Hvis det ikke er muligt med samtykke eller kontrakt eller hvis det er svært at få eller dokumentere samtykke, så kan man i en række situationer benytte legitim interesse (art. 6. stk. 1. litra f). Uanset grundlaget (hjemmel) for offentliggørelsen, anbefales det, at du klart og tydeligt oplyser om, at du tager billeder, formålet med at tage billeder, hvor billederne offentliggøres henne, og hvornår de slettes.

Det kan både være mundtligt idet billederne tages, det kan være i invitationer til arrangementer, eller som minimum generelt beskrevet i en politik for offentliggørelse af billeder, som ligger centralt på din hjemmeside evt. i persondatapolitikken/privatlivspolitikken.

Du skal ligeledes huske, at der gælder regler for copyright - altså ophavsret. Med andre ord, hvem ejer billedet og hvem må dermed bestemme, hvad billedet må anvendes til?

Situationsbilleder, portrætbilleder og private billeder

Inden vi kigger på i hvilke situationer vi må offentliggøre billeder, så er der nogle grundlæggende begreber der skal være på plads. Faktisk skal vi lige starte lidt før det og afklare hvornår et billede er en personoplysning. Det er det hvis der er blot én identificerbar person på billedet. Det vil helt naturligt være i det tilfælde hvor et ansigt vises tydeligt nok til at man kan se hvem der er, men det kan også være andet som eks. en unik tatovering, som kan identificere en person!

Datatilsynet arbejder i deres vejledning omkring brug af billeder på internettet, med to begreber, situationsbilleder og portrætbilleder.

Et situationsbillede er et billede der har til formål at vise en situation. Dvs. det har ikke i udgangspunktet betydning for billedet hvor mange personer der er på billedet eller om man kan se nogle af personernes ansigt, så længe formålet med billedet er at afbillede en situation. Billedet med overskriften "Børnehaven i Zoo" hvor en gruppe børn står og kigger ind til løverne og nogle enkelte kigger ind i kameraet vil være et situationsbillede.

Et portrætbillede er et billede hvor fomålet er at vise en eller flere personer så de kan identificeres. Billedet med overskriften "Børnehaven i Zoo", hvor pædagogen siger "kig her alle sammen" og alle børnene kigger ind i kameraet, vil være et portrætbillede, da formålet nu er at vise hvem der var med på tur (gruppebillede).

Et privat billede som tages og deles som en del af "rent personlige eller familiemæssige aktiviteter" (art. 2. stk. 2 litra c) er ikke omfattet af forordningen. Det fritager dog ikke en person for at have ansvar, nu ligger ansvaret blot under straffelovens §264 a) og d).

1. Offentliggørelse af billeder på internettet med samtykke

Udgangspunktet er, at det er tilladt at offentliggøre billeder på internettet, hvis du har personen/personernes samtykke. Dvs. har du samtykke, så er det uden betydning om billedet er et situationsbillede eller et portrætbillede. 

Hvis du har indhentet samtykke og fået lov til at tage billeder, skal du huske, at du skal kunne dokumentere samtykket. Samtykket skal ligeledes overholde de almindelige krav til et samtykke, bl.a. at det til en hver tid kan trækkes tilbage. Man kan med fordel læse Datatilsynets vejledning for samtykke hvis man er i tvivl.

Husk derfor, at:

• Du skal dokumentere samtykket. Vi anbefaler at få det på skrift, da mundtligt er svært at dokumentere!
• Samtykket skal overholde kravene til et samtykke for eksempel, at det skal være frivilligt, specifikt, informeret og utvetydigt
• Et samtykke er kun gyldigt, hvis det på afgivelsestidspunktet fremgår, at det altid kan trækkes tilbage
• Hvis samtykket trækkes tilbage skal du i videst muligt omfang, sørge for at billederne slettes fra internettet (eller hvor du ellers har brugt dem)

2. Offentliggørelse af billeder på internettet uden samtykke

Det er selvsagt besværligt at skulle bede om samtykke hver gang, du skal tage et billede for at få lov til at offentliggøre det på internettet. Det vil i mange situationer heller ikke være praktisk muligt at indhente og dokumentere et samtykke, eks. hvis du tager et billede af en større forsamling.

Hvis du ikke har/kan få samtykke fra personen/personerne på et billede, må du i visse tilfælde alligevel gerne offentliggøre billedet.

Det er altid en konkret vurdering, hvornår du må offentliggøre billeder på internettet. Der er ikke nogle situationer, der er ens. Overordnet set er der dog disse tre betingelser, som alle skal være opfyldt, før du må offentliggøre billeder på internettet uden samtykke:

1. Der skal være en legitim interesse og offentliggørelsen skal desuden følge forordningens principper herunder have et legitimt formål
2. Billederne skal være harmløse
3. Billederne må ikke være portrætbilleder

Husk også på reglerne om ophavsret i ophavsretsloven, der giver ophavsmanden til billedet en eneret. Kontakt os for at få nærmere rådgivning om dette.

Lad os se lidt nærmere på de 3 betingelser for offentliggørelse af billeder uden samtykke: 

a) Der skal være en legitim interesse og et legitimt formål

Du skal have lov til at offentliggøre billederne på internettet. Juridisk siger man, at du skal have et lovligt grundlag eller et ’behandlingsgrundlag’.

Hvis du ikke har samtykke, kan behandlingsgrundlaget være, at du har en legitim interesse i at offentliggøre billederne på internettet. Det er også dette, der kaldes for ”interesseafvejningsreglen” (art. 6 stk. 1 litra f).

Spørg dig selv: ”Vægter virksomhedens interesse i at offentliggøre billederne tungere end personerne på billedets interesse i, at billederne ikke offentliggøres?”

Hvis ja, er der en legitim interesse og dermed et behandlingsgrundlag.

Du skal dog stadig også overholde forordningens grundprincipper for behandling af personoplysninger. Det betyder bl.a., at der skal være et legitimt formål med at offentliggøre billederne (art. 5. stk. 1 litra b).

Det vil sige, at der skal være et sagligt formål. Det kan for eksempel være markedsføring af virksomheden for at tiltrække kunder.

b) Billederne skal være harmløse

I forlængelse af betingelse a) om legitim interesse og legitimt formål, skal billederne ligeledes være harmløse.

Det betyder, at personerne på billeder ikke med rimelighed må kunne føle sig:

• udstillet
• udnyttet
• krænket

Hvorvidt et billede er harmløst er en helhedsvurdering. Der skal tages hensyn til:

• karakteren af billedet
• sammenhængen hvori billedet optræder
• formålet med offentliggørelsen

Der ud over har Datatilsynet i deres vejledning yderligere fremhævet, at uanset om der er tale om et situationsbillede eller protrætbillede, så kan et billede normalt aldrig offentliggøres uden samtykke, hvis det falder ind under en af følgende kategorier:

• Billeder optaget af ansatte på arbejde i en privat virksomhed eller en offentlig myndighed
• Billeder af kunder i en forretning, i banken, på posthuset m.v.
• Besøgende på en bar, natklub, diskotek eller lignende

Eksempel: Et billede af to genkendelige personer på en bar, der kysser vil normalt ikke være harmløst. Dette vil være en intim situation, der kan være krænkende at offentliggøre.  

c) Billederne må ikke være portrætbilleder

Sidst men ikke mindst er det et krav, at billedet ikke er et portrætbillede.

Datatilsynet skelner som nævnt mellem portrætbilleder og situationsbilleder. Her trækkes der den streg, at portrætbilleder normalt altid kræver samtykke, mens situationsbilleder kan offentliggøres uden samtykke, så længe de overholder a) og b)

Billeder af ansatte

Mange virksomheder anvender profilbilleder og gruppebilleder af de ansatte på deres hjemmesider. Begge dele er portrætbilleder og derfor har det tidligere altid krævet samtykke jf. ovenstående.

Men i november 2018 kom den længe ventede vejledning om ansættelsesforhold fra Datatilsynet og i denne er der nu blødt op for kravet om samtykke. Man kan med fordel læse hele afsnit 6.4.2 i PDF'en, men konkret står der sidst i afsnittet:

Selv om Datatilsynet benytter vendinger som "kan ikke udelukkes" og "i konkrete tilfælde", så er det vores vurdering, at man nu godt må benytte ansattes profilbilleder på eks. en hjemmeside uden samtykke så længe der er en rimelig sammenhæng mellem det at billedet er offentliggjort og medarbejderens funktion.

Husk dog, at hvis du ikke kan dokumentere denne sammenhæng, så må du ty til samtykke.

Det er i øvrigt vores anbefaling, at man løfter sin oplysningspligt omkring behandling af billeder af ansatte et centralt sted, eks. i virksomhedens medarbejderhåndbog.

I denne kunne der eks. stå følgende:

• at virksomheden ønsker at offentliggøre billeder af ansatte til deres hjemmeside
• at formålet er, at eventuelle kunder mv. kan identificere medarbejderne
• hvor billederne bruges udover på virksomhedens hjemmeside, hvis dette er tilfældet (for eksempel til markedsføring på sociale medier)
• at billederne af den ansatte slettes ved fratrædelse. 

3. Offentliggørelse af billeder med kontrakt

Udgangspunktet for billeder der er offentliggjort enten med eller uden samtykke er, at de skal slettes hvis samtykke trækkes tilbage eller hvis der gøres indsigelse mod den legitime interesse.

I en række situationer vil det derfor være uhensigtsmæssigt at anvende samtykke eller legitim interesse. Mange virksomheder vil gerne benytte egne medarbejdere i marketingmateriale, både digitalt og på tryk. Det har man hidtil vurderet krævede samtykke, men hvad så hvis en medarbejder trak sit samtykke tilbage?

Datatilsynet fremhæver dette i vejledningen om ansættelsesforhold under afsnit 6.4.2, hvor de konkret skriver:

Altså kan det være forbundet med økonomiske omkostninger at bero sig på samtykke. Men hvad gør man så?

I en afgørelse fra Datatilsynet tilbage i september 2018 omkring modelkontrakter, har Datatilsynet i en konkret sag vurderet, at en aftale mellem en fotograf og en model havde karakter af en kontrakt mere end et samtykke. Derfor kunne modellen ikke trække sit samtykke til fotografens anvendelse af billederne tilbage, da Datatilsynet vurderede at behandlingen var reguleret af en kontrakt og ikke var et samtykke der kunne trækkes tilbage.

Baseret på denne afgørelse fra Datatilsynet anbefaler vi derfor, at hvis man ønsker at anvende medarbejdere i markedsføringsmateriale, så bør man indgå en reel modelkontrakt med hver medarbejder, som havde det været en ekstern model. Dvs. man bør udforme en reel kontrakt samt aflønne medarbejderen reelt (honorar), hvorved man "beskytter" sig mod tilbagetrækkelse af samtykke.

Opsummering

Som virksomhed er det altså vigtigt at du kender reglerne offentliggørelse af billeder på internettet, så du overholder databeskyttelsesforordningen. Men husk at det ikke er nok at du kender reglerne (med mindre du er selvstændig), dine ansatte/kolleger bør også kende reglerne, for billeder benyttes i dag mange steder i virksomheden og af mange forskellige persober, så det er vigtigt at alle kender og forstår reglerne.

Reglerne er opsummeret:

• Du må altid offentliggøre billeder med samtykke eller kontrakt
• Hvis grundlaget er samtykke kan det trækkes tilbage, hvis det er kontrakt, sætter denne betingelserne
• Hvis du ikke kan benytte samtykke eller kontrakt, må du kun offentliggøre hvis følgende tre betingelser er opfyldt:
  a) offentliggørelsen sker med legitim interesse og legitimt formål
  b) billederne er harmløse
  c) billederne er ikke portrætbilleder
• Sørg for at lave de rette dokumenter, som kan påvise, at I overholder databeskyttelsesforordningen - for eksempel intern og ekstern politik for offentliggørelse af billeder, samt politik for billeder af ansatte på hjemmeside mv.
• Vurder om billeder af ansatte kan offentliggøres på hjemmeside uden samtykke, altså hvis det vurderes nødvendigt i forhold til den ansattes funktion - ellers samtykke

Brug for hjælp?

Har du brug for hjælp til billeder og GDPR for din virksomhed eller bare generelt brug for hjælp til GDPR?

Så er du altid velkommen til at kontakte os for at høre nærmere om, hvordan vi kan hjælpe dig. Kontakt os her.

DISCLAIMER: Ovenstående er skrevet ud fra bedste fortolkning af Databeskyttelsesforordningen og Datatilsynets vejledninger på nuværende tidspunkt. Ændringer i love, vejledninger, praksis mv. kan have betydning for fortolkningen fremadrettet. Vi anbefaler altid, at du får juridisk rådgivning, hvis du vil være sikker på at overholde reglerne.